Rekisteriseloste / seloste henkilötietojen käsittelystä
1. Rekisterinpitäjä
Tuusulan Hevosystäväinseura ry.
Osoite: c/o Päivi Karhunen
Lehmipolku 3 A 7
01360 VANTAA
Y-Tunnus: 1462766-4
Tuusulan Hevosystäväinseura ry. noudattaa toiminnassaan yhdistyksen sääntöjä sekä voimassa olevaa yhdistyslakia. Tuusulan Hevosystäväinseura ry. kerää jäsenistään henkilötietoja ja käsittelee niitä itsenäisesti, eikä henkilötietoja luovuteta ulkopuolisille.
Tuusulan Hevosystäväinseura ry:n henkilötietojen käsittelystä vastaa sen hallitus, [email protected]
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Heidi Eronen
email: [email protected]
Puhelinnumero: 0400 305703
3. Rekisterin nimi
Tuusulan Hevosystäväinseura ry. jäsen- ja tapahtumarekisteri
4. Rekisterin kuvaus
Yhdistyslaki (11§) velvoittaa yhdistyksen hallitusta pitämään yllä jäsenluetteloa, johon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsenluetteloa ylläpidetään seuran jäsenrekisterissä, johon kerätään myös muita henkilötietoja seuran sisäisen viestinnän sekä laskutuksen mahdollistamiseksi.
Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle ilmoitettuun käyttötarkoitukseen.
Jäsenrekisteriin kerättävät tiedot:
Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot:
- Nimi
- syntymäaika
- kotipaikka
- puhelinnumero
- kotiosoite
- Sähköpostiosoite
- IP-osoite
- Tiedot hevosista
- vapaaehtoiset tiedot:
- muista harrastuksista
- omasta osaamisesta
- innostuksesta toimia yhdistystoiminnassa
- Alaikäisiltä jäseneltä yo. lisäksi
- huoltajan nimi
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite.
5. Henkilötietojen käsittely ja käyttö
Tietojen käyttö
Tuusulan Hevosystäväinseura ry. käyttää henkilötietoja sisäisessä viestintä/tiedottamistarkoituksessa, laskutukseen/toimitukseen liittyvissä toimissa tai virhetilanteiden korjaamista varten. Tarpeen mukaan yhdistys toimittaa anonymisoituna tilastotietoja kolmansille osapuolille, esimerkiksi tiedot jäsenmäärästä alueen hevosjalostusliitolle.
Tietojenkäsittelijät
Tuusulan Hevosystäväinseura ry:n hallitus valtuuttaa henkilötietojen käsittelijät rooliin perustuen ja jokainen käsittelijä sitoutuu noudattamaan yhdistyksen sääntöjä sekä voimassa olevia lakeja henkilötietojen käsittelyssä.
Tietojen välittyminen
Mikäli tietojen käyttö ei perustu muuhun oikeusperusteeseen, kysytään rekisteröidyltä erikseen suostumus tietojen käyttöön, kyseisen palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti (esim. seuran tehdessä leiri-, kilpailu- tai muita tapahtumailmoittautumisia).
7. Palveluntarjoajien sitouttaminen tietosuojaan
Jäsenrekisteri on teknisesti toteutettu tällä hetkellä Microsoft Azuren palveluiden päälle. Jäsenrekisterin käsittelijät, kuten seuran vastuuhenkilö/henkilöt (kaikki, jolla on pääsy rekisteritietoihin) sitoutetaan sopimuksin yhdistyksen tietosuojaperiaatteisiin.
8. Henkilötietojen tarkistaminen ja muokkaaminen
Jäsenellä on oikeus tarkistaa ja mukauttaa tietojaan jäsenrekisterissä. Rekisterinpitäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.
Henkilöllä on seuraavat oikeudet henkilötietojen käsittelyn osalta:
1) Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.
2) Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen päivittämistä.
3) Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei ole seuran jäsen
4) Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu
9. Omien tietojen poistaminen
Rekisteröity voi pyytää omien tietojen täydellistä poistoa jäsenyyden päätyttyä, minkä voi tehdä esim. kesken kauden. Jäsenrekisteristä poistetaan jäsenet, jotka eivät ole maksaneet jäsenmaksua viimeisen kahteen vuoteen.
10. Henkilötietoseloisteen päivittäminen
Tuusulan Hevosystäväinseura ry. päivittävää selostetta tarpeen mukaan ja tuorein versio löytyy kotisivulta osoitteesta: www.thys.f/rekisteriseloste